El expediente técnico de un examen es el conjunto controlado de evidencias con el que la entidad certificadora puede explicar, operar, evaluar y modificar un examen concreto. Es un sistema indexado de registros actuales, no un único informe preparado para la auditoría.
Identificar el producto y las decisiones previstas
Indicar titular, nombre del producto, versiones actuales, lenguas, destrezas, niveles, poblaciones, modalidades, territorios, interpretaciones y usos previstos de las puntuaciones. Distinguir el sujeto técnico de productos relacionados, cursos de preparación y servicios fuera de la afirmación.
Conectar constructo, afirmación de marco y especificaciones
Definir el dominio de uso de la lengua meta y los conocimientos, destrezas y procesos que representan las puntuaciones. Las especificaciones traducen el constructo en cobertura, tareas, condiciones de respuesta, tiempos, ponderación, reglas de puntuación y restricciones de forma. Toda afirmación de nivel vinculada a un marco necesita su propia justificación y evidencias mantenidas.
Controlar desarrollo, revisión y ensamblaje
Conservar encargos de ítems y tareas, competencia de redactores y revisores, criterios de revisión, controles de sensibilidad y accesibilidad, evidencias de pilotaje, decisiones, estado del banco y aprobaciones. Para cada forma publicada, demostrar el cumplimiento de restricciones de contenido y estadísticas y el control de exposición, reutilización y retirada.
Documentar administración y seguridad de extremo a extremo
Mapear responsabilidades desde la inscripción y comprobación de identidad hasta la distribución segura, controles de sede o plataforma, vigilancia, ajustes, gestión de incidentes, devolución de materiales, transferencia y conservación de datos. Incluir controles de socios y centros, autorización, formación, seguimiento y escalado cuando la prestación sea distribuida.
Hacer reproducibles la puntuación y los resultados
Registrar claves y rúbricas, selección de correctores, formación y estandarización, reglas de asignación y doble corrección, indicadores de calidad, adjudicación, cálculo de puntuaciones, decisiones de calificación o corte, controles y autorización de resultados. Mantener una trazabilidad desde la respuesta del candidato hasta el resultado emitido y cualquier corrección o recurso posterior.
Mantener la cadena de evidencias de validez y equidad
Reunir evidencias de revisión de contenido, estudios de procesos de respuesta, funcionamiento de ítems y tareas, comportamiento de calificadores, fiabilidad o generalizabilidad, error de medida, consistencia de clasificación, relaciones externas, resultados de subgrupos, datos de acceso, consecuencias, quejas y recursos. Declarar muestras, incertidumbre y límites, y registrar las decisiones adoptadas.
Controlar versiones, cambios e índice maestro
El índice maestro debe indicar para cada registro responsable, versión aprobada, ubicación, restricción de acceso, regla de conservación y relación con la versión del examen. El registro de cambios documenta motivo, análisis de impacto, aprobación, fecha de aplicación y revalidación necesaria. Las evidencias sustituidas siguen recuperables cuando sustentaron resultados o decisiones históricas.